（2013年7月26日第一届等二次理事会通过）

 

为了规范协会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案管理条例》等有关规定，结合协会实际情况制定本规定。

一、建档范围和内容

档案是指在协会工作活动中形成的具有保存价值的各种文字材料，声像材料，包括文书档案、技术档案、会计档案、设备档案等。具体范围包括：

（一）设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

（二）会员大会、理事会、秘书长办公会议形成的文件材料；

（三）财务、会计及其管理方面的文件材料；

（四）劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料；

（五）会员管理方面的文件材料；

（六）会员技术咨询、服务管理方面的文件材料；

（七）科研、技术引进方面的文件材料；

（八）教育培训方面的文件材料；

（九）信息、简报方面的文件材料；

（十）党组织方面的文件材料；

（十一）登记管理机关、业务主管单位以及其他相关部门的往来文件材料；

（十二）其他具有利用和保存价值的文件材料。

二、档案管理

档案由协会办公室负责接收、归档、保管、鉴定、统计、调阅、利用。各部门应设立兼职档案管理员，负责本部门的档案收集，配合办公室做好档案的归档工作。协会档案管理工作业务上受上级档案部门指导。

（一）档案的收集、归档、立卷管理

协会办公室于每年3月底前将上年的档案归档、整理，组卷完毕，并编制清册；会计档案由财务部门按照相关归档要求，负责整理立卷，装订成册，具体归档、立卷要求包括：

1、分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。归档前将资料分类、分组放置在待办卷宗内；

2、案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

3、整理案卷。每一册档案厚度适宜，控制在1～2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨的应附抄件；以每一件案卷端正书写标题。

4、对所有协会档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

5、每年对档案进行一次清理。

（1）清理不必要保存的（过期的）材料。清理的档案必须造具清册，报经协会秘书长批准，在清册上注明“已销毁”字样，并注明销毁日期，监销人在清册上签名、盖章，清理清册存档备案。

（2）对破损和褪色的材料进行修补和复制。

6、照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成。

7、影片档案：有原版底片、拷贝及文字说明。

8、录音档案：分唱片、录音带。

9、录像档案：分政治、经济、科技、文娱、广告活动。

（二）档案的保管

1、设立专门的场所和专柜，防止档案损坏，延长档案寿命，维护档案安全。

2、各部门形成的文件材料原则上由部门兼职档案管理员负责立卷和归档，并每年2月底前向办公室移交上一年度档案资料。

3、档案管理员应当做好档案的防盗、防渍、防潮、防蛀、防尘、防高温、防鼠害、防强光等工作。

（三）档案借阅、利用

1、工作需要阅读档案的，应到办公室办理阅档登记手续，经协会领导同意后调阅。

2、档案一般不外借，如确需外借，须经协会领导同意后，办公室办理借阅手续。

3、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损坏。档案借阅后应及时归还，发现遗失或损坏，应及时报告。

4、档案利用方式有：

（1）提供档案原件；

（2）提供档案复印件；

（3）提供文献索引。

三、档案保管期限

（一）档案分永久、长期、短期。

（二）长期、短期期限分别为长期为30年；短期为10年。